digital méthodes agiles

Entreprendre une transformation digitale et agile

Nous avons traité jusqu’à présent de la transformation digitale d’une entreprise, qui implique une connaissance parfaite et approfondie de vos clients ainsi qu’un apport fréquent de valeur au travers de contenus divers et variés qui ne dérogent pas au fil conducteur qu’est votre stratégie de communication. Ceci étant, pour la mener à bien, il vous faut également engager une transformation fondamentale et profonde au niveau de la gestion de votre organisation.

Pour faire référence à Jeremy Rifkin, auteur de la Troisième Révolution Industrielle, les modes d’organisation changent, tout comme celui des énergies et des communications, et il va sans dire qu’il faille s’adapter en permanence à notre environnement. Les structures importantes et très hiérarchisées où règnent des procédures lourdes et contraignantes ne permettent pas d’entrevoir une transformation rapide d’un point de vue numérique. Et c’est là qu’entrent en scène les méthodes agiles qui poussent à adopter un mode de fonctionnement plus souple.

Au premier abord, nous pourrions croire que ce type de management puisse ne pas en être un compte tenu de son aspect « anarchique ». Et pourtant, la pratique nous enseigne qu’il est possible d’envisager une autre manière de travailler et que cela ne revêt pas de difficultés particulières. L’agilité est avant tout un état d’esprit avant même d’être une méthode managériale.

La gestion de projet classique versus l’approche agile

Il existe maintes possibilités en terme de choix de gestion de projet. La coutume fait que les projets soient gérer selon la méthode appelée Cycle en V. Comme vous le savez, cette gestion comporte trois phases : la phase de conception, la phase de réalisation et la phase de validation.

Au sein de chacune d’entre elles se trouvent des « navettes » entre l’agence et le client, qui permettent d’obtenir des validations, pour ensuite poursuivre vers la phase suivante. Or l’ensemble de ces phases sont hermétiques les unes aux autres et ne permettent pas de rétro-action en cas de problème.

Prenons un exemple concret, qui pourrait très bien être le votre, si vous souhaitez confier votre projet de communication à une agence utilisant ce type de management de projet.

La gestion de projet classique…

Il vous sera demandé la rédaction d’un cahier des charges. Cela suppose que vous sachiez avec exactitude ce que vous souhaitez obtenir à la fin. Or, cela s’avère compliqué, puisque si vous déléguez votre projet à une agence, cela signifie que ce n’est pas votre métier et que vous ne possédez pas les compétences en interne. Qui plus est, vous ne pouvez pas savoir de quelles fonctionnalités vous avez besoin, puisque cela requiert une expertise pointue dont dispose l’agence de communication.

Après réception de votre cahier des charges, vous pouvez être certain que dans 9 cas sur 10 le devis et le planning qui vous seront transmis en réponse seront erronés. De deux choses l’une, soit l’agence idéalise votre projet et projette que tout ce passera de la manière prévue, soit elle fausse les données, pour que vous acceptiez l’offre et fera des avenants pour finaliser le projet, qui sera de fait hors coûts et hors délais.

Et cela n’est que le début, le fait est qu’aucun projet, géré selon cette méthode, ne termine dans les temps et dans l’estimation tarifaire initialement fixée. Disons que la faute est partagée entre l’agence et le client ; l’agence pour adopter une gestion archaïque dans une ère numérique et le client par manque de disponibilité et de données d’entrées.

…versus l’approche agile !

L’approche agile part du principe que l’incertitude existe bel et bien, et que rien ne peut être fait pour réduire son caractère impondérable. Cela consiste donc à adopter une approche réaliste et à se munir d’outils qui vont permettre aux membres du projet de rectifier très rapidement le tir en cas d’imprévu. Le manifeste Agile consiste à valoriser :

  • Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils
  • Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive
  • La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
  • L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan

Si nous reprenons l’exemple précédemment évoqué, mais que cette fois-ci, nous l’abordons avec un état d’esprit agile, qu’en est-il ?

Vous allez dans un premier temps prendre contact avec l’agence. Elle vous fixera un rendez-vous pour favoriser un échange de vive voix et qui va vous permettre d’y voir plus clair, tant dans les véritables questionnements, enjeux, contexte, etc… Ce n’est qu’après que des fonctionnalités pourront être envisagées, et cela ouvrera un échange entre vous et l’agence. La réalisation du projet sera ensuite lancée très rapidement en vous demandant en contre partie une forte disponibilité de manière à ce que vous puissiez valider ou invalider les propositions qui vous seront faites. Ainsi, il vous sera livré des versions fonctionnelles de votre projet comportant les fonctionnalités prévues. Ce prototype minimaliste vous permettra de mieux vous projeter, et il vous sera demandé, en fonction de la nature de votre projet, de le tester ou de le faire tester à des utilisateurs ou clients « pilotes ». C’est en cela que sera déterminé la pertinence des fonctionnalités demandées. Il s’agit en l’occurrence de la description d’une itération, or dans un projet, il y en a autant que cela est nécessaire, d’où la forte sollicitation client qui sera requise par l’agence.

Concernant la partie devis et planning, une agence qui prétend faire de l’agilité devra vous fixer des documents contractuellement irréprochables, tant sur ses attentes au sujet e votre disponibilité à l’égard du projet, mais aussi une estimation tarifaire, qui variera en fonction du respect des « règles du jeu » respectives aux parties prenantes.

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